Proaktiv kommunikasjon i sosiale medier for den lærende organisasjonen. Har din virksomhet god nok oversikt?

Hva betyr det å være proaktiv?
Det er lillelørdag i en ellers så spennende uke 42. Mitt arbeide med master-of-management prosjektet blir stadig mer interesant i det jeg snart har "sett lyset". Å se lyset, eller finne en unik problemstilling, er viktig for meg og min personlige merkevare. Jeg har gjennom snart 20 år vært så heldig å kunne jobbe med strategisk viktige forretningsutviklingsprosjekter og merkevareprosesser i ulike virksomheter i ulike bransjer (og i ulike miljøer i det ganske land). Sentralt i utvikling har bruk av ny teknologi og utnyttelse av den lærende organisasjon, som danner rammebetingelsene, stått sentralt.

Kommunikasjonsoppgavene i slike utviklingsprosesser har vært mange. Fra første steg i utviklingen har kommunikasjonen og relasjonsbyggingen hatt som mål å finne unike løsninger, merkevarer, hensiktsmessige aktiviteter og forankre dette strategiske viktige engasjemenetet i hele totale "prosjektorganisasjonen". Denne omfattende organisasjonen har bestått av strategiske viktige målgrupper internt og eksternt. I kommunikasjons-prosessen har jeg benyttet ulike mediekanaler og -former i en mediemix med ulikt budskap. Dette har vært en kjempespennende del av utviklings-prosessen. Hensikten har også vært å være proaktiv slik at ikke viktige spørsmål og temaer dukker opp og blir til konflikter og kriser.

Proaktivitet er kunsten å være i forkant av mulige "utfordrende" situasjoner og saker (aktivistsaker, kokurrerende produkter, trender, fagforeningsstyring osv). Det handler i noen grad om å eliminere og generelt redusere og unngå at potensielle utfordrende problemer resulterer i konflikt og risikosituasjoner. En og annen gang dukker det opp uforutsatte katastrofale saker.  Felles for løsningen av uforutsett er at dette er en ledelsesdimensjon som supplerer beslutnings og utviklingsprosesser i virksomheten. Slike prosesser har ulike fasetter som sosiologi, psykologi (kognitive og følelsesmessig rettet mot holdninger og atferd), samt en teknologisk og økonomisk dimensjon. En potensiell utfordring og risiko er ødeleggende for et godt omdømme. Proaktiv kommunikasjon og relasjonsbygging vil derfor definere prosesser som opprettholder et godt omdømme og bidrar med ny kunnskap. Det gjelder å være "PÅ og ikke BAKPÅ".

Sosial nettverksbygging som hjelper oss å være i forkant:
Nettverksbygging med de rette menneskene vil hjelpe deg på lang sikt i strategisk forretningsutvikling. Det er viktig for alle virksomheter som ønsker å skille seg ut fra konkurrentene at de tenker gjennom en posisjoneringsstrategi som gjør deg unik og annerledes på ditt marked. Om vi jobber med produkter eller tjenester, vil kommunikasjon i form av symboler;design, tekst, lyd og bilder stå sentralt. Det dreier seg om å definere markedet av strategiske målgrupper, meninger, følelser, konsepter, tjenester osv. Vi kan beskrive markedet slik at det passer inn i "vår verden".

Vi kan skille oss ut fra konkurrentene på mange vis. Det er samtidig viktig å bygge relasjoner til strategiske målgrupper - alle, internt og eksternt - på en slik måte at virksomheten fokuserer på hvordan den kan hjelpe de ulike aktører til en bedre harmoni, livskvalitet og til et resultat som når deres mål. Virksomheter som fokuserer på verdifulle bidrag, setter stor pris på de aktører som i ren takknemlighet gjør virksomheten en tjeneste. Dette er en dynamikk som finnes i lærende organisasjoner. Lærende organisasjoner lever et dynamisk "liv" i omgivelser som er beskrevet som et nettverk av personligheter, grupper og lokalsammfunn. Dette er personsligheter som kommuniserer gjennom dialog og samhandling. Nettverket er av stor verdi for virksomheten.

Dynamiske lærende virksomheter opparbeider seg evnen til å forutse, ta imot viktige signaler fra omgivelsene og reagere på strategiske spørsmål og utfordringer som måtte dukke opp på vegen til å realisere mål. De gjennomfører strategiprosesser som er "hands on" på hva som er viktig for virksomheten til enhver tid. De justerer seg raskt inn på strategier som ivaretar involvering i "nye utfordringer". De har en hastighet i sine problemløsningsaktiviteter som ivaretar aktørers behov for bistand, problemløsning og kommunikasjon i nåtid. Medarbeidere trives med å jobbe med strategiske saker som kan bidra til endringer, kunnskapsutvikling og læring i virksomheten. De er med å skape en dynamisk likevekt ved å gi alle sentrale saker hensiktsmessig oppmerksomhet. Summen blir klare konkurransefordeler og en kommunikasjons som skaper harmoni, gode debatter og tydelige verdier for strategiske målgrupper.

Prosessen med å finne og løse saker. Et sosialt og intellektuelt fenomen:
Signaler om at "noe er på gang" kan komme fra mange steder. De finnes i det sosiale nettverket, i media og som resultat av hvordan vi medmennesker som kommuniserer med hverandre gjennom dialog oppfatter saker og situasjoner. Jo større nettverk og bedre oversikt over omgivelsene,  jo flere muligheter til å fange inn signaler som forteller oss at virksomheten skal sette i gang en prosess for å løse "utfordringene".

Det er også slik at vi personligheter vurderer og tolker viktigheten av en strategisk sak og situasjon. Utfordringer er gjerne et sosiale fenomen som best løses i nettverket. Vi prosesserer informasjon fra ulike medier og i samtaler forskjellig. Vi blir på ulike måter stimulert til å være med i prosesser som bidrar til problemløsningsaktiviteter. Dette er en sosial distribuert prosess som involverer nettverket og den ledende koalisjon i virksomheten spesielt. Utfordringen kan finnes i ulike strategiske målgrupper internt og eksternt, det kan være snakk om teknisk utvikling, økonomisk fenomen eller ulike forretningsmuligheter som viser seg hos konkurrenter. Vi ser muligheter og trusler på ulike måter, alt etter hva slags intellektuell kapital vi har - samlet sett.

Ulike kommunikasjonsaktiviteter og -virkemidler påvirker vår forståelse og behov for ledelse og organisering. Kommunikasjonen gir oss signaler og innhold i utfordingene. Vi utfordrer systemet og virksomhetens tenkning ved å sette i gang strategiprosesser som bidrar til kunnskapsdeling, endring og læring. Et sentralt spørsmål: Når er det hensiktsmessig å realisere strategier og løse utfordrende saker i markedet? Hva slags kommunikasjon skal støtte oss i problemløsningen og forankre løsningene hos strategiske målgrupper? Det vil alltid være knyttet usikker het til: Hvor mye haster det? Uansett:

Det er viktig å involvere seg i "utfordrende saker og situasjoner" for å bevare et godt omdømme. Den sosiale virksomheten har en sosial og en kollektiv kapital å ivareta. Denne virksomheten utvikler og opprettholder relasjoner med høy kvalitet. Markedet består bl.a av personligheter med meninger som deltar i 2-vegs dialog og som ytrer seg med sine følelser og opplevelser. Nettverksdynamikken til strategiske målgrupper, saker og lokalsamfunnet forholder seg til intellektuelle elementer som oppfatninger, evalueringer, persepsjoner, objektive fakta, kognisjoner, holdninger, interesser og informasjon. De kommuniserer på en unik og fremdragende måte. De er alle opptatt av gjensidig nytte, harmoni og livskvalitet.

Sosiale virksomheter er opptatte av tillit, legitimitet og omdømme:
De gode virksomhetene som kommuniserer effektivt tar i bruk ord, bilder, symboler og tekst på en slik måte at de involverer sine strategiske målgrupper i viktige saker. Disse virksomhetene er effektive på den måten at de har evnen til å snakke godt for seg. De er opptatt av sitt omdømme i form av summen av "etterlatte inntrykk";image de har fra de ulike målgrupper. De kommuniserer hensiktsmessig også ved å dyrke delingskulturen. De er i mer en god nok stand til å ta inn over seg tilbakemeldinger, mot-ytringer, uenighet og ny kunnskap. De ser verdien av å kommunisere effektivt.

Slike virksomheter har også en proaktiv strategisk respons i viktige saker. De er med å påvirke konsensus om felles mening i strategiske saker. Virksomhetene har forstått heterogeniteten ved saker, verdier, holdninger antagelser, interesser og kultur. De bruker en medie-mix til å påvirke felles mening og oppfatning om denne. Medie-mixen bruker ulike kommunikasjonsbudskap som fungerer i påvirkning på ulike måter. Slik skaffer virksomhetene seg tillit og legitimitet. De har et ekte samfunnsansvar. De kommuniserer gjennom 2-vegs symmetrisk dialog gjennom historiefortellinger, diskusjoner og bevist bruk av språk og retorikk. Og det er mange arenaer å kommunisere på.

Effektive virksomheter har i dag et kommunikasjonsprogram som øker deres kompetanse på strategiske saker og som involverer nettverket på en god måte. De er proaktive i å lede sin utvikling i viktige saker. Dette er en strategiprosess som skal skape harmoni, balanse og gjensidig nytte hos alle kommuniserende aktører. Virksomhetene benytter gjerne sosiale medier i sine prosesser. Mest brukte sosiale medier i denne sammenheng er Blogg, Twitter, Linkedin, YouTube, Facebook, Google, Wiki osv. Personligheter kommuniserer 2-vegs gjennom sosiale medier. Slik kan sosiale medier bidra til å gi virksomheten den legitimiteten den trenger i strategiske viktige saker og støtte til å håndtere utfordrende situasjoner. De har rett og slett en proaktiv innstilling til hvordan virksomheten organiserer kommunikasjonsfunksjonen og rollen som talsperson. Stor åpenhet og proaktivitet henger sammen. Slik reduserer de sitt legitimitetsgap som utfordrende situasjoner og saker kan skape. Gode 2-vegs samtaler er normen for å skape sosial harmoni.

Avslutningsvis om lærende organisasjoner:
Læring er også et sosialt fenomen. Læring handler om:
- personlig mestring. Vi er personligheter som kommuniserer. Vi tar i bruk vår intuisjon og vår rasjonelle tenking. Mange av oss øker vår motivasjon ved å søke nye utfordringer. Slik utvider vi vår kapasitet til å skape ønskede resultat for den virksomheten vi arbeider i.
- vår hjernekapasitet innehar mentale modeller. Disse er ikke konkret utrykt, men dette er grunnleggende forestillinger vi har om virksomheten. Dette er alt fra fastgrodde kulturer, antakeler og tankebilder som hindrer utvikling, til en utviklende underbevissthet vi bruker i samtaler for å utvide vår mentale kapasitet og fokusere på mulige løsninger for virksomheten.
- vi drives alle av en felles visjon. Dette er et felles bilde av virksomhetens fremtidige profil og mål. Felles visjon ivaretar personlighetenes verdier og virksomhetsbilder. Vi skaper vår egen felles framtid sammen gjennom samhandling. Dette skaper en utvidet toleranse for nye fremgangsmåter og problemløsning.
- gruppelæring. Vi mennesker trives best sammen og arbeider som et team ved å spille sammen. Vår samlede intelligens er større enn summen av intelligensen til enkeltmedlemmene. Vi er alle spesielt opptatte av personlig vekst, holde en god dialog om ulike synspunkter til felles beslutninger og skaffe oss spillerom for å utforske komplekse og utfordrende temaer. Dette er komplemenær kreativitet.
- systematisk tenkning. Helheten blir større enn summen av enkeltelementene. Hver og en av oss ser oss selv i omverdenen i et helhetlig perspektiv. Vi er opptatte av å legge til rette for effektive løsninger og organisasjonsmodeller. Åpenhet, frihet og kreativitet er spennende!

Jeg har min egen lærende organisasjon som jeg styrer fra hjemmekontoret.
Dette er virkelig engasjerende og jeg er i spennende samtaler om saker som opptar oss hver dag. Så langt har jeg:
- En blogg om digitale strategier (denne akademiske bloggen), 32 innlegg, 3501 sidevisninger. De to mest populære bloggpostene handlet om 1) det retoriske perspektivet i kommunikasjon i sosiale medier og 2) Sosiale nettverksbygging gjennom sosiale medier i aktiv jobbsøking.
- En livsstilsblogg (http://living45something.blogspot.com), 13 innlegg og 696 sidevisninger.
- 520 connections på Linkedin
- 1409 followers på Twitter
- 2005 venner på Facebook
- Google?
- Ulike web-artikler og bruk av Wikipedia og Google Schollar